Presto che è Tardi

Clou si occupa di progettazione e realizzazione arredi per store, outlet, corner, flagship store, temporary store, showroom, farmacie e contract.

In questi settori il rispetto delle tempistiche di consegna, è un tema sul quale non si transige. Pena lagnanze varie, minacce, insulti, “sputì in faccià”…fino ad arrivare, ancor più grave, a perdere la fiducia del cliente.

C’è tutta una serie di ragioni che determinano questa inviolabile legge. Di seguito le top eight che nella mia lunga carriera mi sono state dichiarate:

1. Subito dopo le liquidazioni dobbiamo rinnovare

2. Abbiamo già organizzato l’inaugurazione con tanto di invitati

3. Il mall/centro commerciale ci impone queste date

4. Parte il container (questo quando si spedisce all’estero)

5. Iniziano i saldi

6. Finiscono i saldi

7. Con quello che ci costa l’affitto dello spazio non possiamo rimanere troppo a lungo chiusi

8. Inizia il periodo natalizio, San Valentino, la festa della mamma, l’imperdibile appuntamento con la sagra della salamella…ecc ecc

Quindi per lavorare in questo settore e rimanerci, bisogna essere pronti a lavorare; di notte, di domenica, ad agosto, durante le feste comandate, insomma in tutti quei periodi dove faresti volentieri altro.

Ti racconto un episodio che meglio spiega la criticità di questo aspetto e che, udite udite, ne suggerisce una soluzione, scusa se è poco

Circa un annetto fa, essendo un imprenditore di grande successo, ero a bordo della mia fuoriserie e mi stavo recando al mio club super esclusivo, per la solita capatina del lunedì mattina sui campi da golf ….??, quando ricevetti una telefonata da un mio carissimo e importantissimo cliente, che con tono, a dir poco contrariato, lagnava reiterati ritardi di consegna su varie forniture a noi affidate.

Li per li incassai il colpo, anche se in cuor mio, conoscendo la mia squadra, una tale situazione mi sembrava veramente improbabile. Salutai il cliente rassicurandolo sul fatto che avrei verificato la questione da li a subito.

Tant’è che da bravo e coscienzioso imprenditore, sempre attentissimo alle esigenze dei suo clienti, “soldi ben spesi quelli per i master sulla customer care”, invertii la rotta, rinunciando al golf, o forse era il tennis, no era il Bridge, va bhe… o così tanti appuntamenti mondani che ricordarli tutti non è cosa semplice, anche per un super manager come me.

Comunque, mollai tutto e mi fiondai in ufficio. Convocai immediatamente una riunione con i progettisti e i project manager che gestivano quel cliente, per capire la portata del problema.

Come immaginavo la storia era parecchio diversa, in effetti le date di due commesse erano state posticipate, ma non si trattava di ritardo.

Lo slittamento era stato causato dal fatto che il cliente, come spesso/sempre succedeva, per tutta una serie di dubbi, incertezze e ripensamenti vari, tardava nel dare conferme creando impedimento a procedere.

Storia già sentita un mucchio di volte. La difficoltà sta nel far comprendere ai clienti, che se tardi nel confermarci il progetto, o vuoi discutere allo sfinimento i dettagli di un nuovo elemento d’arredo, per noi non è un problema, ma bisogna tener presente che non possiamo procedere con la produzione e di conseguenza i tempi si dilatano.

Questa è una problematica che mi sento confermare da tutti quelli che come noi, fanno un mestiere che non prevede un prodotto seriale pronto a magazzino.

Ma la progettazione e produzione di forniture custom made, che possono essere gestite solo just in time.

Questo ennesimo episodio mi fece capire che urgeva pensare ad una soluzione definiva a questo tipo di incomprensioni, che come avevo constatato, oltre a complicare il flusso di lavoro in azienda, potevano compromettere i rapporti con i nostri clienti.

Quindi facendo due chiacchiere con un consulente, mi venne suggerito di dare un’occhiata ad un software che, tra le altre cose, serve per gestire workflow generando diagrammi gannt.

Subito mi venne da pensare che questo tipo di software, all’apparenza estremamente complicato, era stato pensato per organizzare grandi commesse e che soprattutto si sviluppavano su tempi lunghi. Quando invece le nostre tempistiche, mediamente, si limitato ai 30/40 giorni, a volte anche meno.

Ma mi sbagliavo, sfruttando la possibilità di realizzare dei modelli di documenti con tutti i campi ricorrenti precompilati, semplificai notevolmente il lavoro a nostri project manager che avrebbe utilizzato lo strumento.

Come ben sappiamo ogni cambiamento procedurale, se pur dichiaratamente migliorativo, all’inizio può generare una reazione di rifiuto.

Quindi bisogna rendere la nuova metodologia meno impattante e più semplice possibile. Ed in effetti da li a poco, si dimostrò uno strumento estremamente utile per almeno quattro ragioni.

Ragione 1

Utilizzando la possibilità di condivisione del documento, non solo tutto il team interno che opera sulla stessa commessa ne è informato, ma anche i fornitori esterni. In tal modo tutti risultano chiaramente allineanti sullo svolgimento del lavoro e sui relativi tempi da rispettare.

Ragione 2

La condivisione del foglio interessa anche il cliente, che così facendo è costantemente aggiornato sullo svolgimento della sua fornitura, ed inoltre, se per varie e lecite ragioni vuole prendersi ulteriore tempo per decidere dettagli finiture od altro, automaticamente gli verrà comunicato, in modo chiaro ed immediato, lo slittamento della deadline.

Ragione 3

Lo spostamento della deadline per le ragioni di cui sopra, o per esempio se il cantiere non è ancora pronto e quindi non è possibile procedere con l’installazione degli arredi, genera automaticamente l’invio di una mail a tutte le figure professionali che condividono il documento, cliente compreso. In tal modo si ottiene una piena consapevolezza e trasparenza, sgomberando ogni possibile misunderstanding.

Ragione 4

Oltre a produrre un documento gannt commessa per commessa, è possibile visualizzare, in un unico report, tutti i lavori in corso , in tal modo si evidenziano, con grande anticipo, eventuali criticità dettate da possibili sovrapposizioni di carico di lavoro.

Questo ci da modo di poter prevedere eventuali “colli di bottiglia”, e di conseguenza agire con grande anticipo onde evitare ritardi e disagi ai nostri clienti.

Detto tutto ciò mi sento di suggerire, a tutti voi che come me e il Sig. Bianconiglio, vivono sempre con un orologio tra le mani, di provare ad utilizzare questo tipo di strumenti che come detto, se ben profilati alla nostre specifiche esigenze, possono risolvere e migliorare, non solo la qualità del nostro lavoro, ma soprattutto, coinvolgendo anche i clienti, renderli partecipi e consapevoli di ciò che accade.

E poi diciamocelo, dare la possibilità al tuo cliente di avere costantemente tracciato il percorso temporale del suo lavoro, fa pure figo…??